【時短】仕事ができる人がやってるタスク管理術

前回の記事でタスク管理の重要性について解説しました。

まだ見てない方は、こちらもぜひご覧ください。

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本記事では、具体的な「タスク管理の方法」について解説していきます。

前回の記事で解説したとおり、タスク管理は仕事のミスや処理漏れを防いだり、自分の時間を確保するために必須級のスキルです。できるようになると、必ず仕事が早くなり、周囲からの信頼も高まります。

この記事を読めば、タスク管理の基本が身につき、毎日の仕事の品質が上がりますので、ぜひ最後まで呼んでください。

二つのリストで管理する

タスク管理の仕組み作りでのポイントは、２つのリストで管理することです。

２つのリストとは、

「なんでもリスト」は中長期的なタスクを管理すること、「今日やることリスト」は実行に移すサポートをすることを目的に運用します。

タスク管理が苦手な人は、中長期的なタスク管理か、短期的なタスク管理のどちらかの仕組みしかないことがほとんどです。

中長期的なタスク管理しかしていなければ、タスクの数が膨大すぎて、何から手をつけていいのかわからなくなってしまいます。

短期的なタスク管理しかしていなければ、先々の予定や長期で取り組むプロジェクトが管理できません。

中長期と短期の２つのリストで管理することで、網羅的に管理することができるようになります。

なんでもリスト

「なんでもリスト」は自分がやらなくてはいけないタスクを全てまとめた一覧表で、タスク管理の基礎となる最も重要なリストです。

なんでもリストの役割は”記憶をサポート”することです。主にタスクや期限を忘れないようにするために活用します。

なんでもリストを作るルールは次のとおりです。

以上のルールを守って、頭の中の仕事を全てリストに吐き出しましょう！

全て吐き出せば、頭の中がスッキリした感覚になるはずです！

次は、なんでもリストを作る際のポイントを説明します。

なんでもリスト作成のポイント

タスクはできるだけ細かく分割する

タスクはできる限り細かくしましょう。

できれば一つのタスクが３０分以内に終わるくらいがベスト！

タスクを細かくする理由は、

タスクが抽象的だったり、大雑把だと、タスクの中でプロセスを組み立てる必要があり、余計な時間が生まれ、作業に取り掛かりづらくなります。

また、タスクを細分化することによって、ひとつひとつのタスクの達成難易度が下がり、手をつけやすくなります。

ひとつひとつ確実にこなしていくことで、小さな達成感を得られ、モチベーションアップにも繋がるんです。

期限は厳密に決める

期限を設定しなかったり、「今週中」や「今月中」といった抽象的な期限だと、着手するのに腰が重くなってしまいがちです。

期限のないタスクはいつまでも終わりません！

抽象的な期限は、勝手に解釈してズルズルと遅れていきます。

オススメは「日にち+時間」ベースで決めることです。

「何月何日の何時まで」に終わらせると決めておけば、着実にタスクを進めていくことができるはずです。

タスクに優先順位をつける

タスクには優先順位をつけ、その優先順位に基づいて、今日やるリストを作成します。

優先順位をつける理由は、人はめんどくさいことを後回しにしてしまう習性があるからです。

例えば、学生時代に「勉強しよう！」と思い立ってから、部屋の掃除をした経験はありませんか？

人はめんどくさいタスクは後回しにして、ついつい”代わりのこと”を探して実行してしまうんです。

優先順位を明確にすることで、めんどうなタスクを後回しにしづらい環境をつくることができます。

優先順位をつける基準は、

なんでもリストを作成するときに、この４つの優先順位をタスクごとに当てていきます。

なんでもリストで優先順位をつけておけば、今日やるリストを作成するのが楽になるし、後回しにしない環境を構築できます。

今日やることリスト

”今日やることリスト”はなんでもリストの中から、今日やるタスクを抽出したリストです。

”今日やることリスト”を作る目的は、次の２つです。

先述しましたが、なんでもリストだけだと、「どのタスクから手を付けていいか」考えたり、「今はやりたくないから後でやろう」とタスクを後回しにしてしまいがちです。

やるべきことがわからないまま今日の仕事に取り掛かるのは、目的地もわからないまま旅に出発するようなものです。

今日やることリストは”今日やるべきこと”を明確にし、後回しをしない、不要な仕事をしないために運用します。

今日やることリストの作り方はシンプルです。

なんでもリストから今日やるべきタスクを抽出するだけです。

次に”今日やることリスト”の作り方のポイントを解説します。

今日やることリスト作成のポイント

確実に終わらせられるタスク量にする

責任感が高い人ほど、1日に多くのタスクを詰め込んでしまいがちです。

タスクを詰め込み過ぎてしまうと、トラブルがあったときや、割り込みの仕事が入ってきたら、途端に今日やることリストの遂行ができなくなってしまいます。

無理があるリストだと達成できないことが恒常化してしまい、「今日終わらなくてもいいや」と思うようになっていき、今日やることリストを運用する意味がなくなってしまいます。

今日やることリストを意味あるものにするには、確実に終わらせられるタスク量に制限しなければなりません。

不測の事態は必ず起こります。

トラブルや割り込みの仕事を見越して、作業時間は見積もりの１．５倍から２倍程度余裕をみておくのがオススメです。

今日やることリストは朝イチに作る

タスク整理は、”本当に自分がやるべきことを見極める最も価値ある仕事”です。

「今日やることリストは前日に作っている」という人もいますが、オススメは朝イチに作ることです。

1日の仕事をこなした後の脳は疲れ切っています。

そんな状態で最も重要な仕事をすべきではありません。

最も価値ある仕事は、脳が疲れていない朝イチにやることをオススメします。

非緊急かつ重要なタスクを盛り込む

Aの”緊急かつ重要”なタスクは誰でも実行することができます。

「今日の１７時００分までの重要な仕事」は誰でも必死になってやります。

問題なのは、この「”緊急かつ重要なタスク”に支配されている状態になっている」ことです。

あなたのタスクはこの”緊急かつ重要なタスク”だけになっていないでしょうか。

多くの人はこの”緊急かつ重要なタスク”に縛られ、日々仕事に追われています。

ですが、ビジネスマンとして成功するために最も重要と言われているのが、Bの”非緊急かつ重要なタスク”をいかにこなせるかです。

わかりやすく私生活で例えると、スキルアップのための技能取得や自分の健康管理などが挙げられます。

この”非緊急かつ重要なタスク”にいかに向き合うかで、あなたの人生は決まります。

毎日仕事に追われていたとしても、必ず”非緊急かつ重要なタスク”を今日やることリストに盛り込んでください。

リストができた後のポイント

割り込みタスクはすぐ処理する

割り込みタスクが入ってきたら、できるだけすぐに処理してください。

割り込みタスクをすぐ処理する理由は、管理するタスクを増やさないためです。

タスクが膨大になると、それを管理しきれなくなる危険性があることと、管理すべきタスクが増えると、管理に余計な手間と時間がかかるからです。

タスク管理において、”タスクを溜めない”は基本です。

そのために、今日やることリストを作る際に、割り込みタスクを見越した余裕を作ることが必要になってきます。

もし、割り込みタスクが緊急性がなく、時間がかかるものであるなら、後回しにすべきですが、すぐに終わりそうなタスクであれば、必ずすぐに処理してしまいましょう。

タスク管理の基本は、”タスクを溜めない”ことです。

タスクを共有する

「なんでもリスト」、「今日やることリスト」はチームの全員に共有して、誰でも見れるようにしておきましょう。

共有するメリットは次の４つです。

タスクを共有することで、上司は部下の進捗状況が把握しやすくなり、「あの仕事終わった？」といった無駄なやりとりを少なくすることができます。

タスクの共有は、「いつまでにこの仕事を終わらせる」とチームに意思表示しているようなものなので、期日までに終わらせなければいけないという緊張感が生まれます。

仕事では自分が何をやるのか言わなければ、誰も何も教えてくれません。

自分が何をやるのか共有することで、忙しい時には周りが手を貸してくれたり、「この仕事をやるんだったら、この資料使って！」といった周りからサポートを受けやすくなります。

もし自分の認識が間違っていることがあれば、仕事に手をつける前に指摘してもらいやすくなり、やり直しやミスを予防できます。

リストができたらチームに共有してこそ、タスク管理は真の力を発揮します。

タスク管理ができる人しかできない最高の仕事

タスクを取捨選択する

リストができたら、”本当に自分がやるべきタスク”を見極めてください。

すると、本当にやるべきタスク以外のタスクも見えてくるはずです。

そのような”本当に自分がやるべきではないタスク”は、なるべく自分でやらないようにしましょう。

具体的には、

仕事を自分でやらないということは一見すると怠惰な態度に見えますが、実は一番価値ある選択です。

不要なタスク、生産性が低いタスクを排除することで、効率が上がり、職場全体の生産性も向上します。

当たり前ですが、自分がやるべきタスクを把握していない人は、仕事の取捨選択はできません。

”やらない”という選択は、タスク整理ができる者だけができる最も価値ある仕事です！

課題を見極める

あなたは自分がやっている仕事のどこにどんな課題があるか明確に言うことができますか？

多くの社会人は自分の仕事の課題やリスク、改善すべき箇所を把握せずに仕事をしています。

ですが、多様化や変化の激しい現代においては、この課題を見つける力（課題発見力）は必要不可欠な基礎スキルとされ、課題発見力の高い人材のニーズは高まっています。

タスク管理は課題発見力を鍛えるための基礎スキルです。

タスクを管理するというのは、あなたの仕事の要素やプロセスを分解し、明確にするということです。

ナルトの世界で言えば”白眼”、鬼滅の刃で言えば”透き通る世界”と同じスキルです。

仕事を抽象的にしか理解していない人と、要素やプロセスを分解して明確にしている人では、どこに課題があるのか見つける難易度が全然違うことはわかると思います。

タスク管理はタスクを管理するだけではなく、業務内容を明確化し、過大発見力を鍛えるための重要な基礎スキルなんです。

まとめ

この記事を最後まで読んだあなたには、タスク管理の重要性を理解していただけたと思います。

タスク管理を運用するときは目的をしっかり理解してください。

なんでもリストは記憶のサポート、今日やることリストは実行に移すためのサポート。

目的が曖昧だと継続できません。

まずは、目的を意識しながら運用してください。

また、タスク管理をしながら、その先にあるタスクの取捨選択、課題を見極める力を常に意識してください。

そうすれば、投げ出すことなく、すぐにこのスキルを手にいれることができるはずです。

タスク管理ができなかった当時の私は、よく仕事を忘れていて上司に怒られていました。職場での評価も低かったです。

ですが、タスク管理を実践するようになってから、仕事のパフォーマンスが上がり、職場内での評価は見違えるように上がりました。

もし、あなたが仕事に追われている、いつも時間がない、職場内の評価を上げたいと思うなら、今回の方法をぜひ実践して欲しいです。

この記事が、あなたのお役に立てたら幸いです。

それでは👋

まるや

ブロガー/サラリーマン/ファイナンシャルプランナー/インデアンカレーをこよなく愛する者

公務員からブロガーになりました。仕事に役立つ情報を発信しています。自分が悩んで体験したことを記事にしていますので、あなたの悩みの「ほんの一助」になれば幸いです。
年齢　　３０歳
出身地　北海道
特徴　　馬に似てる
趣味　　食べるのが大好き（特にカレー🍛には目がない）