【その会議、必要ですか？】不要な会議が生まれる原因

こんにちは、まるや🐴です。

仕事をしていれば、どんな仕事でも会議をする場面はあるでしょう。

その中であなたは、「この会議いる？」とか「会議がなげぇ！」と思ったことはないでしょうか。

一般的なビジネスパーソンは、入社してから定年退職を迎えるまでに「約３万時間」も会議をすると言われています。日数で換算すると「３，７５０日」、年数にすると「約１０年」会議をしていることになります。

想像もできないほどの膨大な時間が会議に使われているんです。

コロナの影響で、多くの会議が無くなったり、ZOOMなどのオンラインで行われるようになりました。

ですが、会議の必要性について、いまだに充分な検討がされていないという職場も多いでしょう。

今回は「無駄な会議」について、話していきます。

無駄な会議ってどんな会議？

定例会議

会議は意思決定をするための「手段」です。

意思決定の必要なければ、会議の必要はありません。

ですが、定例会議は、意思決定が必要なこと（目的）が生まれるよりも前に「手段」として会議をするということが決められているんです。

「何をするか」よりも先に「どうするのか」が決まっているんです。

また、そのせいで、会議をやることが目的となり、目的と手段が逆転することが多いのも特徴です。

定例会議は会社のルールで決められていることも多いと思います。それが日本では文化として強く根付いているため、変えられない場面も多いです。

会議はあくまで「手段」であり、会議をやることが目的にならないよう意識しましょう。

資料をそのまま読む

資料をそのまま読み上げるのは、多くの時間を消費しますが、意味がない行為です。

全員の時間を奪って、意味のないことをしている状態と言えます。

このような対策を取れば、大幅に会議の時間を短縮することができます。

参加者が多すぎる

参加者が多すぎると、発言しない人の数が増え、自分とは直接関係のない会議だと思い、手抜きをする人が出てきます。

また、人数が多いことで１人当たりの発言する時間が減って充分な議論ができなかったり、会議時間が膨大になってしまいます。

具体的な人数例として、Googleでは参加人数を極力８人以下に抑えているそうです。

会議をする時は、本当に必要な関係者に絞り、できるだけ８人以下で行うようにしましょう。

事前準備が不足している

議題の説明があった後、「さぁ、みんなで考えましょう！」という会議を経験したことはないでしょうか。

このような会議は１からアクションプランを全員で考えていく必要があるため、参加者にとって大きな負担になります。また、意見が出づらかったり、会議時間も膨大になります。

会議は意思決定の場であり、会議に議題を持ってくる人が真剣に考え抜いた提案に対し、抜け漏れや勘違いがないかを確認する場なんです。

議題を持ってくる人が、全然考えてきていなければ、グダグダしたまま時間だけがかかり、参加者の貴重な時間を奪ってしまうことになるでしょう。

終了条件がわからない

会議の終了条件は、アクションプランを決めることです。

一番悪い会議は、伸びるだけ伸びて、最後は時間的な制約で終了することです。

そして、「では、続きは次の定例会議で！」となるんです。

終わりが見えない会議は地獄です。

目的を途中で見失ったり、議論が脱線してしまうことが多いです。

「誰が」「いつまでに」、「何をする」のか具体的なゴールを決めて、会議の冒頭で共有しておくことで対策できます。

なぜ、無駄な会議が無くならないのか？

意思決定は会議じゃないとできないと思っているから

１つ目は、意思決定は会議じゃないとできないと思っているからです。

関係者全員からYESを貰えば会議という形式を取らなくても仕事は前に進みます。

意思決定責任者から「OK」がもらえれば、わざわざ会議なんてやる必要はないんです。

ですが、会議じゃないと意思決定ができないと思い込んでいる人がいます。

他の「手段」を知らないからです。

仕事してる感があるから

例え会議の内容がグダグダだったとしても、主催した側の人には達成感が生まれます。

議題の内容に対し、意味のない発言をした人にも達成感が生まれます。

会議をやっただけで「仕事した感」が生まれるんです。

この仕事した感が、「会議やミーティングをよくしたがる人」を作り出しています。

コスト意識が低いから

どんな会議でもコストが０の会議はありません。

ですが、会議は経費が掛かっていないという意識に陥りやすいです。

場所代は自社の会議室で行う場合は費用はかかりませんが、無視されがちなのは『人件費』です。

時給２，０００円の人が１０人集まって２時間の会議を行えば、人件費は４０，０００円かかります。

また、会議資料を作成する人の人件費や資料の印刷代などを考慮すると、さらに費用は増えます。

会議をする前に、この費用を払ってでも会議をする必要があるのか、考慮する必要があります。

また、コスト意識が芽生えれば、会議を早く終わらせることを意識することになります。

まとめ

無駄な会議をなくし、有意義な会議へと変えていくには、会議そのものへの認識を変える必要があります。

あらかじめ目的やアジェンダを共有したり、ファシリテーターが会議の進行を管理したりと、準備や意識づけをしっかり行うことで、有意義な会議へと変えていくことができるでしょう。

この記事が、あなたのお役に立てたら幸いです。

それでは👋

まるや

ブロガー/サラリーマン/ファイナンシャルプランナー/インデアンカレーをこよなく愛する者

公務員からブロガーになりました。仕事に役立つ情報を発信しています。自分が悩んで体験したことを記事にしていますので、あなたの悩みの「ほんの一助」になれば幸いです。
年齢　　３０歳
出身地　北海道
特徴　　馬に似てる
趣味　　食べるのが大好き（特にカレー🍛には目がない）