【成長への第一歩】タスク管理がもたらす隠れたメリットとは？

ひよこさん

全然仕事が終わらないや‥

まるや

ひよこさん、この仕事今日までだけど間に合いそう？

ひよこさん

あっ…そうだった…

その仕事もあるんだった…

仕事に追われてやらなきゃいけないタスクを忘れていた‥ほとんどの人が経験したことがあると思います。

私は物忘れが多く、新人のときはやらなきゃいけない仕事を忘れて、よく上司に怒られていました。山積みになった仕事が頭から離れず、いつも頭の中に潜むモヤモヤに気を取られ、ミスを招くループができていました。

その頭の中のモヤモヤの正体は「タスクの不明確さ」でした。

思えば、今よりも業務量が少ない部署だったのに、見えない何かに追われているような感覚がありました。

私がいた部署では、ルーティンワークが多いのに、年間の業務スケジュールやマニュアルがなかったので、そろそろ自分が人事異動で部署異動になりそうだったタイミングで年間の業務スケジュール、マニュアルの整備をすることにしました。

業務スケジュールやマニュアルの作成において、タスクの整理は必須です。タスク整理を実践してからは、今まで自分が行なっていた業務が明確になり、とたんに見えない何かに追われているような感覚が無くなったんです。

仕事追われている感覚がなくなり、やるべきことを忘れることはなくなり、時間に余裕が生まれ、前向きに仕事をこなすことができるようになって、日々こなせる業務量も増えていきました。

本記事では、タスク管理が苦手だった私が、タスク管理によって得た知識や経験をもとにタスク管理の重要性について解説していきます。

多くの人はすでにタスク管理を実践していると思いますが、より深い知見を身につけることができます。仕事に追い込まれている方や、時間がない方は、ぜひ最後まで読んでください。

人間はマルチタスクができない

「人間はマルチタスクをこなせる」と思っている方もいるかもしれませんが、それは誤解です。

私たち人間は、いかに優秀でも、天才でも一度に一つのことしか実行できません。

マルチタスクでこなそうとしても、結局どちらの仕事も進められず、非効率です。

もしかすると、あなたの周りにいる”できる人”の中には一度に２つや３つのことを同時にこなしているように見える人がいるかもしれません。

ですが、彼らは決してマルチタスクをこなせる人間離れした脳を持っているわけではなく、一度に一つづつの仕事に集中して、着実に仕事を進めている、つまり集中してシングルタスクを進めているだけなんです。

タスク管理による最初のメリット

タスク管理ができるようになると、最初に次のようなメリットがあります。

私がタスク管理ができるようになって一番最初に感じたメリットは、仕事が頭から離れず、いつもモヤモヤに気を取られている状態（ストレス）から解放されたことでした。

頭の中がクリアになり、仕事が苦じゃなくなりました。

余裕ができたことで処理漏れやミスも減り、仕事のパフォーマンスもあがりました。

仕事が早くなったり、ミスをしなくなると、自分に対する周囲からの信頼が増えます。

これだけでも、自分と職場にとってタスク管理は大きなメリットを与えてくれます。

しかし、タスク管理はここからさらなる力を発揮します。

タスク管理がもたらす最大のメリット

タスクの取捨選択

タスク管理がもたらす最大のメリットの一つは「タスクの取捨選択」です。

当たり前ですが、やるべきタスクを把握していない人は仕事の取捨選択はできません。

タスク管理ができる人は、タスクごとに優先順位を付けていくうちに、「このタスクいらなくない？」「非効率じゃない？」「もっといい方法があるんじゃない？」という気づきが生まれます。

不要だと思ったタスクは積極的に捨てていきましょう。

意外と捨てても支障がないタスクは世の中に溢れています。

不要なタスク、非効率なタスクを排除することで、あなたの時間が増え、職場の生産性も上がります。

仕事を捨てるという決断はなかなかできません。

特に仕事の全体像が不明確だと、捨てるという判断はできないでしょう。

タスク管理は業務内容を明確にし、捨てるという決断を後押ししてくれます。

課題を見極める

課題とは目標達成のために解決しなければならないことです。

課題を管理するうえでの第一歩が「課題の特定」です。

ですが、課題はそう簡単には見えてきません。

自分が今やっている仕事の課題を明確に答えることができる人は少ないでしょう。

昨今の変化が激しいビジネス環境では課題を発見する力はとても重要視されており、課題発見力が高い人材のニーズは高まっています。

タスク管理は、タスクを分解して内容を明確にすることで、抱えてる課題や業務内容の改善点を特定します。

これが見えれば、ピンポイントで改善していくことができます。

なんとなく、「この仕事は問題点がありそうだな」と思っていても、どこに課題があるのか特定できなければ手は打てません。タスク管理は、課題が「どこの」、「なに」にあるのかを明らかにする優れた手段になります。

自分じゃなきゃできない仕事を見極める

仕事は全て自分でやらなければいけないというルールはありません。

仕事がちゃんと終われば、誰がやってもいいんです。

タスク管理では一つの仕事をタスクごとにバラバラに分解します。

そのタスクの中には、あなたの業務の専門知識がなくてもできる仕事や、自分が苦手で他に得意な人がいる仕事もあるでしょう。

そのような仕事をあなたがやる必要はありません。

むしろ得意な人であれば、あなたよりも早く仕事を終わらせてしまうでしょう。

前任者から引き継いだという理由だけで、他のだれがやってもよい仕事を自分がやらなければいけないと思っている人は多いですが、そのようなルールはありません。

実は”一人で抱え込む”というのは、責任感のある態度ではないんです。

できる人は自分から周りに助けを求めます。

周りに助けを求めればうまくいく人は多いはずですが、それをしなければ、頭を抱えているだけだったり、結果に繋がらないやり方を続けてしまったり、生産性が低くなって、仕事が遅くなります。

周りに任せられる仕事は、積極的に任せたり、助けてもらいましょう。

あなたにしかできない仕事に集中することで、チーム全体の生産性が高まっていきます。

まとめ

タスク管理は単に業務の分解することではありません。

分解することで、業務内容が明確にし、今まで気が付かなかった様々なことが見えてくるはずです。その発見は業務を見直すための最も重要な材料となります。

タスク管理は業務を見直すための最初の一歩です。

次の記事では具体的なタスク管理方法について解説しますので、ぜひそちらの記事もご覧ください。

あわせて読みたい

【時短】仕事ができる人がやってるタスク管理術

この記事が、あなたのお役に立てたら幸いです。

それでは👋

まるや

ブロガー/サラリーマン/ファイナンシャルプランナー/インデアンカレーをこよなく愛する者

公務員からブロガーになりました。仕事に役立つ情報を発信しています。自分が悩んで体験したことを記事にしていますので、あなたの悩みの「ほんの一助」になれば幸いです。
年齢　　３０歳
出身地　北海道
特徴　　馬に似てる
趣味　　食べるのが大好き（特にカレー🍛には目がない）